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Ziel 3 ETZ Österreich-Slowenien 2007-2013

Abrechnung

Förderbare Kosten können mit folgenden Unterlagen bei FLC (Abteilung 7, Stabstelle Controlling; Innerer Dienst und Haushaltsführung)  eingereicht werden:

 
  1. ISARR-Dokumente: mehr dazu
  2. Erklärung über Mehrwertsteuerstatus: mehr dazu
  3. Personalkosten: mehr dazu
  4. Reisekosten und Tagesspesen: mehr dazu
  5. Externe Leistungen/Rechnungen: mehr dazu
  6. Investitionen: mehr dazu
  7. Vergabevorschriften, das Prinzip der Sparsamkeit und Wirtschaftlichkeit: mehr dazu
  8. Gemeinkosten: mehr dazu 

 

Wichtige Downloads:

Externe Verknüpfung Personalkostenberechnungsblatt  

Externe Verknüpfung Checkliste zur Berichtslegung ETZ SI-AT

Externe Verknüpfung Informations- und Publizitätsvorschriften für Begünstigte

Externe Verknüpfung Vergaberechtliche Grundlagen

Externe Verknüpfung Fortschritts- und Finanzbericht

Externe Verknüpfung Sicherung der Umsetzungsqualität in ETZ-Projekten

Externe Verknüpfung Berichtslegung und Dokumentation

Externe Verknüpfung Personalkosten, Reisekosten, Betriebskosten

Externe Verknüpfung Mustervorlagen zum Vergabeleitfaden

 


Weitere Details entnehmen Sie:

Externe Verknüpfung Anleitung für die Berichtserstattung der Begünstigten

Externe Verknüpfung Korrigendum Anleitung für die Berichterstattung der Begünstigten 

 

Grundsätzlich nicht förderfähige Ausgaben:  mehr dazu

 

1. ISARR-Dokumente

sind jeder Berichtslegung digital und in unterfertigter Form (auch Null-Meldung) beizulegen:

  • Erstattungsantrag;
  • Fortschrittsbericht: ist in Deutsch auszufüllen, genaue Beschreibung der Tätigkeiten/Aktivitäten;
  • Dokumentation der Tätigkeiten/Aktivitäten: (Protokolle, Berichte, Einladungen, Fotos, Teilnehmerlisten, Dienstreiseantrag, Präsentationen,...);
  • Finanzbericht;
  • Belegsverzeichnis; 

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2. Erklärung über den Mehrwertsteuerstatus:

grundsätzlich wird netto abgerechnet.

  • bei Nicht-Vorsteuerabzugsberechtigung, legen Sie bitte eine Bestätigung vom Finanzamt oder eine letztgültige Umsatzsteuererklärung mit einer Nullmeldung bei;

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3. Personalkosten:

Die Excel Datei "Personalkostenblatt" ist hier zum herunterladen Externe Verknüpfung -->

 

  • Personalkostenrechnungsblatt: das vollständig ausgefüllte und vom Verantwortlichen und Mitarbeiter unterfertigte Blatt ist auch elektronisch (Excel-Datei) zu übermitteln;
  • Kopie des Arbeitsvertrags/Anhang zum Arbeitsvertrag/Zuweisung des Mitarbeiters und die Arbeits- und Aufgabenbeschreibung jedes Mitarbeiters im Projekt;
  • Gesamtstundenliste: Name, Monat, Tag, Dienstbeginn/Dienstende pro Tag, Urlaub/Krankenstand/Zeitausgleich, Summenbildung der monatlichen Netto-Gesamtarbeitszeit (Minuten in Dezimalstellen), unterschrieben vom Verantwortlichen und Mitarbeiter;
  • Projektstundenliste: Name, Monat, Tag, Beginn und Ende der Projektarbeitszeit pro Tag, nachvollziehbare aussagekräftige Tätigkeitsbeschreibung in Deutsch, unterfertigt vom Verantwortlichen und Mitarbeiter;
  • Auszug Beitragskonto der Krankenkasse, Finanzamt und Gemeinde;
  • Jahreslohnkontoblatt, Dienstgeber-Beiträge (Lohnnebenkosten meistens auf Seite 3) müssen ersichtlich sein;
  • monatliche Gehaltsnachweise (z.B.: Lohnzettel, Gehaltsüberweisung, Monatsabrechnung,...) der abgerechneten Mitarbeiter müssen immer übermittelt werden;
  • sämtliche Original-Zahlungsnachweise für Lohn- und Lohnnebenkosten, sollte Vorlage von Original-Kontoauszügen nicht möglich sein, dann vor Abgabe der Berichtslegung Rücksprache mit ABT07;

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4. Reisekosten und Tagesspesen

  • Dokumentation der Reise-/Veranstaltungsteilnahme: Reiseantrag/-genehmigung, Einladung, Anmeldeschein, Teilnehmerliste, Teilnahmebestätigung, Tagesordnung, Protokoll, Reiseberichtslegung, Foto,... (so umfangreich, dass die Projektrelevanz eindeutig erkennbar ist);
  • Rechnungen/Hintergrundrechnungen der entstandenen Kosten (z.B.: Mietauto, Hotelrechnung, Fahrkarte, Bordkarte,...) müssen im Original dokumentiert werden;
  • Original-Rechnung/Zahlungsnachweis;
  • Original abgestempelte Projektstundenliste: bei Nachreichung von Reisekosten aus der Vorberichtslegung (ab der 2. Berichtslegung möglich);

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5. Externe Leistungen/Rechnungen

  • Original-Rechnungen;
  • Original-Zahlungsnachweis;
  • Dokumentation des Vergabeverfahrens, des Prinzips der Sparsamkeit und Wirtschaftlichkeit (siehe dazu Punkt 7);
  • Beilagen (z.B.: Leistungsnachweis, Konzept, Bericht, Studien,...);
  • Dokumentation der Einhaltung der Publizitätsvorschriften (download) (z.B.: Einladungen, Folter, Foto, Belegexemplar,...);

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6. Investitionen

  • Original-Rechnungen;
  • Original-Zahlungsnachweis;
  • Dokumentation des Vergabeverfahrens, des Prinzips der Sparsamkeit und Wirtschaftlichkeit (siehe dazu Punkt 7);
  • Dokumentation der Einhaltung der Publizitätsvorschriften (download) (z.B.: Foto, Inventarliste, Belegexemplar);

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7. Vergabevorschriften, das Prinzip der Sparsamkeit und Wirtschaftlichkeit:

  • Dokumentation des Vergabeverfahrens;
  • firmeninterne Anweisungen vom Zukauf von Leistungen/Investitionen (falls vorhanden);
  • die Kopie der Auftragserteilung;
  • Dokumentation der Direktvergabe durch mindestens zwei zusätzliche Preisauskünfte (Anbote, Web-Site Ausdrucke, Werbeflugblätter oder dergleichen);
  • Direktvergabevermerk;
  • Original-Rechnung;
  • Original-Zahlungsnachweis;

 

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8.a Direkte Gemeinkosten:

ausschließlich und eindeutig dem Projekt zuordenbar, z.B. Porto für Versendung von Unterlagen

  • Dokumentation: siehe dazu Punkt 5 und 6;
 

8.b Indirekte Gemeinkosten:

anteilige Zurechnung zum Projekt, z.B.: Miete, Strom,...
nur jährlich abrechenbar

  • Berechungsmethode anhand einer Excel-Tabelle nachweisen - diese ist auch elektronisch zu übermitteln;
  • die Berechnungen müssen auf Basis von Original-Rechnungen/Einzelbelege vorgelegt und dokumentiert werden;
  • Original-Zahlungsnachweise;
  • Hintergrundbelege im Original (z.B.: Mietvorschreibung; Serviceverträge,...);
  • Gesamtstundenaufzeichnungen aller Mitarbeiter der Firma/Verein (mit Summenübersicht und Unterschriften des jeweiligen Verantwortlichen und Mitarbeiters);
  • Dokumentation des Vergabeverfahrens, des Prinzips der Sparsamkeit und Wirtschaftlichkeit z.B. bei neuer Büroanmietung (siehe dazu Punkt 7);

Berechnungsmethode indirekte Gemeinkosten:
Jährliche Kosten dividiert durch Jahresgesamtstunden aller Mitarbeiter = Gemeinkostenzuschlag (GK); Gemeinkostenzuschlag multipliziert mit den Projektstunden = förderfähige Gemeinkosten;

 

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Grundsätzlich nicht förderfähige Ausgaben

Die nachstehende Auflistung erhebt nicht den Anspruch der Vollständigkeit. 

a) alle Ausgaben, die vor Beginn oder nach Ablauf des Zeitraums der Förderfähigkeit erbracht, bezahlt oder in Rechnung gestellt wurden;

b) Ausgaben für Aktivitäten außerhalb des Programmgebietes, es sei denn, diese Aktivitäten sind für das Projekt notwendig und von der GTS/VB/BA bestätigt worden;

c) Ausgaben, die nicht direkt mit dem LP oder seinen PP zusammenhängen;

d) Ausgaben, die an Dritte weiterverrechnet werden und nicht vom LP oder seinen PP bezahlt werden;

e) Repräsentationsausgaben (Geschenke, Blumen, Grußkarten);

f) alkoholische Getränke;

g) Kauf von Kunstwerken;

h) Bonuszahlungen an einzelne Mitarbeiter (Firmenauto, Prämien,...);

i) Rückerstattung von Erzeugnisse die als Urheberwerke betrachtet werden;

j) Skonto, Rabatte, Barnachlass; Garantiezahlung, Schadenersatz;

k) Kontogebühren, außer es gibt ein eigenes Projektkonto; 

l) Bußgelder, Geldstrafen und Ausgaben für Rechtstreitigkeiten;

m) Schuldverschreibungszinsen oder Verzugszinsen;

n) Mitgliedsbeiträge, Sitzungsgelder;

o) Sponsoring;

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