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Grenzüberschreitender Fonds für Regionale Initiativen im Rahmen der ETZ 2007-2013

GRENZ-FREI Abrechnung

Förderbare Kosten können mit folgenden Unterlagen bei der Abteilung 7, Stabsstelle, Controlling Innerer Dienst und Haushaltsführung eingereicht werden:

  1. Formloses Schreiben mit der Bitte um Prüfung  mehr dazu
  2. Zwischen-/End-Bericht  mehr dazu
  3. Antrag mehr dazu
  4. Belegsaufstellung  mehr dazu
  5. Erklärung über Mehrwertsteuerstatus  mehr dazu
  6. Externe Dienstleistungen  mehr dazu
  7. Sachkosten  mehr dazu
  8. Investitionskosten  mehr dazu
  9. Verpflegung, Seminarpauschalen und Nächtigungskosten  mehr dazu
  10. Vergabevorschriften, das Prinzip der Sparsamkeit und Wirtschaftlichkeit  mehr dazu
  11. Publizitätsvorschriften und Logos  mehr dazu

Entsprechende Anschauungsmaterialen:  mehr dazu

Grundsätzlich nicht förderfähige Ausgaben:  mehr dazu

 

 

Wichtige Downloads:

1. Formlosen Schreiben mit der Bitte um Prüfung

Ist jeder Berichtslegung beizulegen:

  • Adresse des Projektträgers
  • Berichtszeitraum tt.mm.jjjj bis tt.mm.jjjj
  • Berichtsnummer
  • Name der Ansprechperson bei Fragen zur Abrechnung
  • Telefonnummer der Ansprechperson bei Fragen zur Abrechnung

 

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2. Zwischen/End Bericht

  • im Original dem Bericht beizulegen
  • in elektronischer Form an die Abteilung 7 zu übermitteln

Land Steiermark, Abteilung 7 - Landes- und Gemeindeentwicklung,
Stabstelle Controlling, Innerer Dienst und Haushaltsführung 
Trauttmansdorffgasse 2, 8010 Graz 
e-mail: abteilung7@stmk.gv.at

 

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3. Antrag

in Kopie dem Bericht beizulegen

 

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4. Belegaufstellung

  • im Original dem Bericht beizulegen
  • in elektronischer Form an die Abteilung 7 zu übermitteln

Land Steiermark, Abteilung 7 - Landes- und Gemeindeentwicklung,
Stabstelle Controlling, Innerer Dienst und Haushaltsführung 
Trauttmansdorffgasse 2, 8010 Graz 
e-mail: abteilung7@stmk.gv.at

 

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5. Erklärung über den Mehrwertsteuerstatus

  • grundsätzlich wird netto abgrechnet.
  • bei Nicht-Vorsteuerabzugsberechtigung legen Sie bitte eine Bestätigung vom Finanzamt oder eine letztgültige Umsatzsteuererklärung mit einer Nullmeldung bei;

 

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6. externe Dienstleistungen

  • Übersetzungs- und Dolmetschkosten (inkl. Technik)
  • Honorare von externen BeraterInnen (nicht für Vereinsmitglieder, Organe etc.)
  • Werkverträge, wenn sie sich ausschließlich auf das Projekt beziehen (z.B. Projektmanagement, -aufbereitung)

 

müssen wie folgt dokumentiert werden:

  • Original-Rechnungen
  • Original-Zahlungsnachweis
  • Dokumentation des Vergabeverfahrens, des Prinzips der Sparsamkeit und Wirtschaftlichkeit (siehe dazu Punkt 10)
  • Beilagen (z.B.: Leistungsnachweis, Konzept, Bericht, Werkvertrag und dessen Vergabe, ...)
  • Dokumentation der Einhaltung der Publizitätsvorschriften

 

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7. Sachkosten

  • Materialkosten (Mappen, Porto, externe Kopierkosten, etc.)
  • Druckkosten (Broschüren, Folder, Informationsblätter, Plakate, etc.)
  • Öffentlichkeitsarbeit: Inserate, Einschaltungen, Pressekonferenzen, Roll-up, Give aways (nur wenn durch das Logo auf GRENZ-FREI und Förderung durch das Land Steiermark hingewiesen wird), etc.
  • Homepage (nur wenn diese eigens für das GRENZ-FREI-Projekt erstellt bzw. nur jenes Teils der Homepage, der für das GRENZ-FREI-Projekt erstellt wurde; Förderung inkl. Wartung innerhalb des Projektzeitraums)
  • Externe Mietkosten (Raum, Bus, Mietwagen)
  • Seminarpauschalen
  • Verpflegung: z.B. bei Partnertreffen, projektbezogenen Veranstaltungen, etc. oder wenn der Projektinhalt selbst eine Veranstaltung ist (z.B. ein grenzüberschreitendes Sportfest, Kulturfest etc.) - Achtung: unterschiedliche Tagsätze
  • Fahrtspesen (steuerliches km-Geld, vorzugsweise jedoch Ersatz der Kosten öffentlicher Verkehrsmittel; ein Nachweis der Wirtschaftlichkeit ist zu erbringen)
  • Nächtigungskosten 

 

müssen wie folgt dokumentiert werden:

  • Original-Rechnungen
  • Original-Zahlungsnachweis
  • Dokumentation des Vergabeverfahrens, des Prinzips der Sparsamkeit und Wirtschaftlichkeit (siehe dazu Punkt 10)
  • Beilagen (z.B.: Leistungsnachweis, Konzept, Bericht, Fotos , ...)
  • Dokumentation der Einhaltung der PublizitätsvorschriftenDokumentation der Reise-/Veranstaltungsteilnahme: Reiseantrag/-genehmigung, Einladung, Anmeldeschein, unterschriebene Teilnehmerliste, Teilnahmebestätigung, Tagesordnung, Protokoll, Reiseberichtslegung, Foto, ... (so umfangreich, dass die Projektrelevanz eindeutig erkennbar ist)
  • Hintergrundrechnungen der entstandenen Kosten (z.B.: Mietauto, Hotelrechnung, Fahrkarte, detaillierte Aufschlüsselung von Pauschalen, ...) müssen im Original dokumentiert werden.

 

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8. Investitionskosten

  • Kleine Investitionen (z.B. Beschilderungen, Materialien usw., sofern diese nur für das Projekt erstellt wurden)

 

müssen wie folgt dokumentiert werden:

  • Original-Rechnungen
  • Original-Zahlungsnachweise
  • Dokumentation des Vergabeverfahrens, des Prinzips der Sparsamkeit und Wirtschaftlichkeit (siehe dazu Punkt 10)
  • Dokumentation der Einhaltung der Publizitätsvorschriften (z.B.: Foto, Inventarliste, Belegexemplar)

 

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9. Verpflegung, Seminarpauschalen und Nächtigungskosten

  • Verpflegung bei Partnertreffen, projektbezogenen Veranstaltungen, etc. (Höchstsatz pro Mittag-/Abendessen/Buffet: max. € 15,--/Person).
    verpflichtende Beilage: Unterschriftenliste
  • Verpflegung, wenn der Projektinhalt selbst eine Veranstaltung ist (z.B. grenzüberschreitendes Sportfest, Kulturfest etc.): Lebensmittel und Getränke bis zu € 10,- pro Teilnehmer.
    verpflichtende Beilage: Fotodokumentation
  • Seminarpauschalen (Höchstsatz pro Tag/Person: € 30,--; mit Nächtigung: € 100,--)
  • Nächtigungskosten (max. € 70,--/Person inkl. Frühstück)

 

müssen wie folgt dokumentiert werden:

  • Original-Rechnungen
  • Original-Zahlungsnachweise
  • Rechnungen/Hintergrundrechnungen der entstandenen Kosten (z.B.: Mietauto, Hotelrechnung, Fahrkarte, detaillierte Aufschlüsselung von Pauschalen, ...) müssen im Original dokumentiert werden
  • verpflichtende Beilagen: Unterschriftenliste, Fotodokumentation

 

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10. Vergabevorschriften, das Prinzip der Sparsamkeit und Wirtschaftlichkeit:

  • Rechnungen/Aufträge, bei denen der Rechnungsbetrag 1000,-- € übersteigt:     Hier sind immer 3 Angebote einzuholen und der Abrechnung beizulegen sowie ein Vergabevermerk zu erstellen.
  • Beträge unter 1000,-- €: Hier ist die Marktüblichkeit des Preises zumindest durch ein Preisangebot und/oder einen Preisvergleich nachzuweisen (z.B. Auszug aus dem Internet, Preise aus Katalogen, Angebote entsprechender Dienstleister und Unternehmer,...). Für diese Aufträge kann ein detaillierter Sammelaktenvermerk über alle Aufträge/Vergaben unter € 1.000,-- mit Erläuterungen erstellt und beigelegt werden.

 

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12. Publizitätsvorschriften und Logos

Der Projektträger ist verpflichtet, bei allen projektbezogenen Veröffentlichungen und Informationsmaterialien (Werbemittel, Broschüren, Folder etc.) auf die Beteiligung der Förderstelle (Land Steiermark) hinzuweisen.

Die Logos sind gut sichtbar und in ihrer Größenrelation unverändert sowie gut lesbar anzubringen.

Externe Verknüpfung Land Steiermark                                  Externe Verknüpfung GRENZ-FREI

 

Darüber hinaus muss folgender Text gut sichtbar aufscheinen:
„Gefördert durch das Land Steiermark im Rahmen des GRENZ-FREI Fonds"

 

Empfehlungen für die projektbezogene Öffentlichkeitsarbeit:

  • Vorzeitige Kontaktaufnahme mit der programmverantwortlichen Stelle
  • Vorlage von Korrekturmustern vor Ausführung der Vervielfältigung von projektbezogenen Produkten
  • Beilage eines Belegsexemplars aller Drucksorten, etc. mit den entsprechenden Abrechnungsunterlagen

 

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entsprechende Anschauungsmaterialien

a. Einladungen (zweisprachig)
b. Folder
c. Plakat
d. Publikationen
e. Protokolle, Aktennotizen (von Treffen und Besprechungen)
f. Tagungsmappen
g. TeilnehmerInnenlisten mit Originalunterschriften
h. Presseberichte (mind. einer ist obligatorisch bei people to people Projekten)
i. Fotos
j. Sonstiges Anschauungsmaterial (z.B. „give-aways", falls solche produziert wurden)

 

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Grundsätzlich nicht förderfähige Ausgaben

Die nachstehende Auflistung erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Die Förderfähigkeit von Kosten steht erst nach Abschluss der Prüfung fest.

a) alle Ausgaben, die vor Beginn oder nach Ablauf des Zeitraums der Förderfähigkeit erbracht, bezahlt oder in Rechnung gestellt wurden;

b) Personalkosten, Diäten;

c) Ausgaben, die nicht direkt mit dem PT oder seinen finanzwirksamen PP     zusammenhängen;

d) Ausgaben, die an Dritte weiterverrechnet werden und nicht vom PT oder seinen finanzwirksamen PP bezahlt werden;

e) Repräsentationsausgaben (Geschenke, Blumen, Grußkarten);

f) Betriebskosten, laufende Kosten;

f) alkoholische Getränke;

g) Zinsen, Bankspesen, Finanzierungskosten, Wechselgebühren, etc.;

h) Skonto, Rabatte, Barnachlass; Garantiezahlung, Schadenersatz;

i) Kontogebühren, außer es gibt ein eigenes Projektkonto;

j) Schuldverschreibungszinsen oder Verzugszinsen;

k) Vergaben an einen rechtlich selbständigen Dritten, der aber vom Auftraggeber selbst kontrolliert wird (z.B.: der Vereinsvorstand vergibt an ein Vereinsmitglied; gilt auch für Gemeinden!!!);


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